Przetwarzanie danych osobowych

Dlaczego wymagamy byś przy zawarciu umowy podał takie dane jak:

• imię,
• nazwisko,
• PESEL,
• adres,
• adres E-mail?

W świetle prawa zawieramy z Tobą dwie umowy. Tak, dwie, pomimo tego, że fizycznie wypełniasz jeden formularz ?

Pierwsza umowa to umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną, która dotyczy Twojego indywidualnego Konta w Aplikacji online – dzięki niemu możesz:

• dokonywać płatności online;
• przedłużać karnet;
• zmieniać karnet;
• odnotowywać swoje wejścia do klubu.

Druga umowa to umowa o świadczenie usług rekreacyjno-sportowych czyli umowa obejmująca te usługi, które świadczymy dla Ciebie bezpośrednio w klubie Smart Gym®.

Skoro już wiesz, że wiążą nas dwie umowy to teraz wyjaśnimy dlaczego potrzebujemy wyżej określone dane i dlaczego uznajemy je za niezbędne dla świadczenia dla Ciebie usług oraz realizacji innych ciążących na nas obowiązków.

Zawierasz z nami umowy, my chcemy je realizować najlepiej jak potrafimy oraz rozliczać je podatkowo dlatego też, jak przy zawieraniu każdej umowy, z jakimkolwiek podmiotem, musimy zebrać określone dane od Ciebie.

Po co?

Wyobraź sobie sytuację, że nie mamy Twoich danych osobowych, a Ty np. zgłosisz nam żądanie zapłaty odszkodowania za wypadek w klubie? Jak, jeśli nie na podstawie Twoich danych, które nam przekazujesz będziemy mogli ustalić czy jesteś naszym klientem, czy w dacie zdarzenia mogłeś być w klubie i czy takie zdarzenie mogło mieć miejsce?

Albo…

Korzystasz z opcji wejścia do klubu na podstawie Karty Klubu. Jak mamy sprawdzić czy osoba, która okazuje nam Kartę Klubu jest osobą uprawnioną do wejścia do klubu? Może ktoś ukradł Ci Kartę i chce za Twoje pieniądze skorzystać z naszych usług…

Nie jesteś dla nas anonimowy, a to nie dlatego, że lubimy zbierać dane naszych klientów, a to dlatego, że z naszych usług nie da się świadczyć w sposób zgodny z prawem i bezpieczny dla Ciebie i dla nas w pełni anonimowo.

Po co nam imię, nazwisko i adres?

Rozliczamy się z urzędem skarbowym! Tak! Taki mamy obowiązek!

W związku z tym, że kupujesz np. karnet online my wystawiamy dla Ciebie fakturę, a takie dokument musi zawierać Twoje imię, nazwisko oraz adres… Tego wymaga od nas ustawa o podatku od towarów i usług.

Po co nam PESEL?

Wyobraź sobie sytuację, że nie podasz nam wszystkich wymaganych przez nas danych np. nr PESEL a inna osoba będzie mieć takie same imię i nazwisko jak Ty – jak będziemy mogli Was odróżnić? Adres e-mail, nazwisko, czy adres ulegają przecież zmianom i takie dane o Tobie może mieć każdy (chociażby sąsiad!)… PESEL jest jedyną daną, która jest niezmienna, i którą co do zasady znasz tylko Ty (więc kradzież Twojej tożsamości będzie możliwie zminimalizowana).
Przetwarzamy PESEL po to by – jednoznacznie zidentyfikować danego Klienta dla potrzeb:

• ustalenia wieku Klienta i ustalenia czy potrzebna jest zgoda opiekuna prawnego czy nie tego Klienta by zawrzeć z nim umowę. Aby zostać naszym klubowiczem musisz bowiem osiągnąć określony Regulaminem sieci klubów Smart Gym® wiek;
• utworzenia konta w Portalu online (konta klientów, ich płatności, karnety, nie mogą się mylić);
• odnotowanie wejścia do klubu osoby uprawnionej (a nie każdej o takim samym imieniu i nazwisku);
• ustalenie, czy dane osobowe przekazuje osoba, której one dotyczą;
• ustalenie, czy żądanie dotyczące danych (np. ich sprostowania, usunięcia) składa osoba, której dane dotyczą;
• zapobieganie nadużyciom ze strony klientów.

Ponadto przepisy prawa umożliwiają nam przetwarzanie Twojego PESEL. Możliwość żądania numeru PESEL wynika z:

• 18 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – usługodawca może przetwarzać następujące dane osobowe usługobiorcy niezbędne do nawiązania, ukształtowania treści, zmiany lub rozwiązania stosunku prawnego między nimi: numer ewidencyjny PESEL.

Po co nam e-mail oraz nr telefonu?

• E-mail – podajesz go w celu autoryzacji konta w Portalu online. Adres e-mail służy nam również do kontaktów w sprawie łączących nas umów tzn. na niego otrzymujesz informacje, że zmianie uległ któryś z regulaminów, albo że dokonałeś płatności, że zbliża się termin płatności za karnet. Dzięki niemu mamy z Tobą bieżący kontakt, a Ty wiesz czy Twoje zmiany dotyczące umowy są przez nas realizowane. Jeśli wyraziłeś tzw. zgody marketingowe to na ten adres będziemy również kierować do Ciebie newsletter.
• Nr telefonu – dzięki niemu możesz otrzymać jednorazowy kod PIN do logowania na swoje konto w Portalu online gdy zapomnisz swojego hasła…dzięki temu unikniesz niezręcznej sytuacji logowania się na mail podczas gdy stoisz przy Kiosku i nie pamiętasz hasła do swojego konta ? Jeśli wyraziłeś tzw. zgody marketingowe to na ten nr telefonu będziemy również kierować do Ciebie wiadomości marketingowe…a może też złożymy Ci życzenia urodzinowe ?

Po co nam dane biometryczne (daktyloskopijne)?

Te dane zbieramy tylko wtedy gdy wyrazisz dobrowolną zgodę na ich przetwarzanie. Służą one do tego by system obsługi klientów automatycznie weryfikował Twoją tożsamość (z kartą lub bez) i przysługujące Ci uprawnienia (ważny karnet) bez udziału Smart Asystenta.

Jeśli nie chcesz korzystać z tej ścieżki i podawać nam danych biometrycznych możesz skorzystać z przysługującej Ci alternatywy opisanej w Regulaminie sieci klubów Smart Gym®.

Dane Inspektora Ochrony Danych

Jacek Dziedzic

e-mail: iod@smartgym.club

tel. +48 667 921 497