Przetwarzanie danych osobowych

Dlaczego wymagamy byś przy zawarciu umowy podał takie dane jak:

  • imię,
  • nazwisko,
  • PESEL,
  • adres,
  • adres E-mail?

W świetle prawa zawieramy z Tobą dwie umowy. Tak, dwie, pomimo tego, że fizycznie wypełniasz jeden formularz ?

Pierwsza umowa to umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną, która dotyczy Twojego indywidualnego Konta w Aplikacji online – dzięki niemu możesz:

  • dokonywać płatności online;
  • przedłużać karnet;
  • zmieniać karnet;
  • odnotowywać swoje wejścia do klubu.

Druga umowa to umowa o świadczenie usług rekreacyjno-sportowych czyli umowa obejmująca te usługi, które świadczymy dla Ciebie bezpośrednio w klubie Smart Gym®.

Skoro już wiesz, że wiążą nas dwie umowy to teraz wyjaśnimy dlaczego potrzebujemy wyżej określone dane i dlaczego uznajemy je za niezbędne dla świadczenia dla Ciebie usług oraz realizacji innych ciążących na nas obowiązków.

Zawierasz z nami umowy, my chcemy je realizować najlepiej jak potrafimy oraz rozliczać je podatkowo dlatego też, jak przy zawieraniu każdej umowy, z jakimkolwiek podmiotem, musimy zebrać określone dane od Ciebie.

Po co?

Wyobraź sobie sytuację, że nie mamy Twoich danych osobowych, a Ty np. zgłosisz nam żądanie zapłaty odszkodowania za wypadek w klubie? Jak, jeśli nie na podstawie Twoich danych, które nam przekazujesz będziemy mogli ustalić czy jesteś naszym klientem, czy w dacie zdarzenia mogłeś być w klubie i czy takie zdarzenie mogło mieć miejsce?

Albo…

Korzystasz z opcji wejścia do klubu na podstawie Karty Klubu. Jak mamy sprawdzić czy osoba, która okazuje nam Kartę Klubu jest osobą uprawnioną do wejścia do klubu? Może ktoś ukradł Ci Kartę i chce za Twoje pieniądze skorzystać z naszych usług…

Nie jesteś dla nas anonimowy, a to nie dlatego, że lubimy zbierać dane naszych klientów, a to dlatego, że z naszych usług nie da się świadczyć w sposób zgodny z prawem i bezpieczny dla Ciebie i dla nas w pełni anonimowo.

Po co nam imię, nazwisko i adres?

Rozliczamy się z urzędem skarbowym! Tak! Taki mamy obowiązek!

W związku z tym, że kupujesz np. karnet online my wystawiamy dla Ciebie fakturę, a takie dokument musi zawierać Twoje imię, nazwisko oraz adres… Tego wymaga od nas ustawa o podatku od towarów i usług.

Po co nam PESEL?

Wyobraź sobie sytuację, że nie podasz nam wszystkich wymaganych przez nas danych np. nr PESEL a inna osoba będzie mieć takie same imię i nazwisko jak Ty – jak będziemy mogli Was odróżnić? Adres e-mail, nazwisko, czy adres ulegają przecież zmianom i takie dane o Tobie może mieć każdy (chociażby sąsiad!)… PESEL jest jedyną daną, która jest niezmienna, i którą co do zasady znasz tylko Ty (więc kradzież Twojej tożsamości będzie możliwie zminimalizowana).
Przetwarzamy PESEL po to by – jednoznacznie zidentyfikować danego Klienta dla potrzeb:

  • ustalenia wieku Klienta i ustalenia czy będziemy potrzebować zgody jego przedstawiciela ustawowego/opiekuna prawnego by zawrzeć z nim umowę. Aby zostać naszym klubowiczem musisz bowiem osiągnąć określony Regulaminem sieci klubów Smart Gym® wiek;
  • utworzenia konta w Portalu online (konta klientów, ich płatności, karnety, nie mogą się mylić);
  • odnotowanie wejścia do klubu osoby uprawnionej (a nie każdej o takim samym imieniu i nazwisku);
  • ustalenie, czy dane osobowe przekazuje osoba, której one dotyczą;
  • ustalenie, czy żądanie dotyczące danych (np. ich sprostowania, usunięcia) składa osoba, której dane dotyczą;
  • zapobieganie nadużyciom ze strony klientów.

Ponadto przepisy prawa umożliwiają nam przetwarzanie Twojego PESEL. Możliwość żądania numeru PESEL wynika z:

  • 18 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – usługodawca może przetwarzać następujące dane osobowe usługobiorcy niezbędne do nawiązania, ukształtowania treści, zmiany lub rozwiązania stosunku prawnego między nimi: numer ewidencyjny PESEL.

Po co nam e-mail oraz nr telefonu?

  • E-mail – podajesz go w celu autoryzacji konta w Portalu online. Adres e-mail służy nam również do kontaktów w sprawie łączących nas umów tzn. na niego otrzymujesz informacje, że zmianie uległ któryś z regulaminów, albo że dokonałeś płatności, że zbliża się termin płatności za karnet. Dzięki niemu mamy z Tobą bieżący kontakt, a Ty wiesz czy Twoje zmiany dotyczące umowy są przez nas realizowane. Jeśli wyraziłeś tzw. zgody marketingowe to na ten adres będziemy również kierować do Ciebie newsletter.
  • Nr telefonu – dzięki niemu możesz otrzymać jednorazowy kod PIN do logowania na swoje konto w Portalu online gdy zapomnisz swojego hasła…dzięki temu unikniesz niezręcznej sytuacji logowania się na mail podczas gdy stoisz przy Kiosku i nie pamiętasz hasła do swojego konta ? Jeśli wyraziłeś tzw. zgody marketingowe to na ten nr telefonu będziemy również kierować do Ciebie wiadomości marketingowe…a może też złożymy Ci życzenia urodzinowe ?

Dane Inspektora Ochrony Danych

Jacek Dziedzic

e-mail: iod@smartgym.club

tel. +48 667 921 497